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Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV)

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

NotAktVV

Ausfertigungsdatum: 13.10.2020

Vollzitat:

"Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse vom 13. Oktober 2020 (BGBl. I S. 2246), die durch Artikel 24 Absatz 5 des Gesetzes vom 25. Juni 2021 (BGBl. I S. 2154) geändert worden ist"

Stand:Geändert durch Art. 24 Abs. 5 G v. 25.6.2021 I 2154

Näheres zur Standangabe finden Sie im Menü unter Hinweise

Fußnote

(+++ Textnachweis ab: 29.10.2020 +++)
(+++ Zur Anwendung vgl. §§ 9 Abs. 1 Nr. 2, 33 Abs. 2 Satz 2, 38 Satz 1,
43 Satz 2, 63 Satz 2 +++)

Die V wurde als Artikel 1 der V v. 13.10.2020 I 2246 vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz mit Zustimmung des Bundesrates erlassen. Sie tritt gem. Art. 3 Abs. 1 dieser V am 1.1.2022 in Kraft. Gem. Art. 3 Abs. 2 Nr. 1 dieser V treten die §§ 4, 5 Abs. 1 und 2, § 6, Abschn. 6, mit Ausnahme des § 41 Abs. 4 und 5,sowie Abschn. 8 am 29.10.2020 in Kraft.
Abschnitt 1
 
(zukünftig in Kraft)
 
§  1(zukünftig in Kraft)
§  2(zukünftig in Kraft)
§  3(zukünftig in Kraft)
§  4Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen
§  5Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen
§  6Technische und organisatorische Maßnahmen
 
Abschnitt 2
 
(zukünftig in Kraft)
 
§  7(zukünftig in Kraft)
§  8(zukünftig in Kraft)
§  9(zukünftig in Kraft)
§ 10(zukünftig in Kraft)
§ 11(zukünftig in Kraft)
§ 12(zukünftig in Kraft)
§ 13(zukünftig in Kraft)
§ 14(zukünftig in Kraft)
§ 15(zukünftig in Kraft)
§ 16(zukünftig in Kraft)
§ 17(zukünftig in Kraft)
§ 18(zukünftig in Kraft)
§ 19(zukünftig in Kraft)
§ 20(zukünftig in Kraft)
 
Abschnitt 3
 
(zukünftig in Kraft)
 
§ 21(zukünftig in Kraft)
§ 22(zukünftig in Kraft)
§ 23(zukünftig in Kraft)
§ 24(zukünftig in Kraft)
§ 25(zukünftig in Kraft)
§ 26(zukünftig in Kraft)
§ 27(zukünftig in Kraft)
§ 28(zukünftig in Kraft)
§ 29(zukünftig in Kraft)
§ 30(zukünftig in Kraft)
 
Abschnitt 4
 
(zukünftig in Kraft)
 
§ 31(zukünftig in Kraft)
§ 32(zukünftig in Kraft)
§ 33(zukünftig in Kraft)
 
Abschnitt 5
 
(zukünftig in Kraft)
 
§ 34(zukünftig in Kraft)
§ 35(zukünftig in Kraft)
§ 36(zukünftig in Kraft)
§ 37(zukünftig in Kraft)
§ 38(zukünftig in Kraft)
§ 39(zukünftig in Kraft)
 
Abschnitt 6
 
Nebenakten
 
§ 40Nebenakten
§ 41Sonderbestimmungen für Verwahrungsgeschäfte
§ 42Führung in Papierform
§ 43Elektronische Führung
§ 44Führung in Papierform und elektronische Führung
Abschnitt 7
 
(zukünftig in Kraft)
 
§ 45(zukünftig in Kraft)
 
Abschnitt 8
 
Generalakte
 
§ 46Generalakte
§ 47Elektronische Führung
Abschnitt 9
 
(zukünftig in Kraft)
 
§ 48(zukünftig in Kraft)
§ 49(zukünftig in Kraft)
 
Abschnitt 10
 
(zukünftig in Kraft)
 
§ 50(zukünftig in Kraft)
§ 51(zukünftig in Kraft)
§ 52(zukünftig in Kraft)
§ 53(zukünftig in Kraft)

Fußnote

(+++ Abschn 1 (Überschrift vor § 1): Tritt gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§§ 1 bis 3 (zukünftig in Kraft)

Fußnote

(+++ §§ 1 bis 3: Treten gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 4 Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen

(1) Ist die Verwendung eines bestimmten Dateiformats oder eines bestimmten Systems nicht durch andere oder aufgrund anderer Rechtsvorschriften vorgeschrieben, so sind elektronische Akten und Verzeichnisse (elektronische Aufzeichnungen) in einem Dateiformat zu führen, das allgemein gebräuchlich ist. Elektronische Aufzeichnungen können auch in einem anderen Dateiformat geführt werden, wenn dieses ohne erheblichen zeitlichen oder finanziellen Aufwand in ein allgemein gebräuchliches Dateiformat überführt werden kann.
(2) Geht die Zuständigkeit für die Verwahrung von Akten und Verzeichnissen auf eine andere Stelle über, so hat die bisher zuständige Stelle der künftig zuständigen Stelle elektronische Aufzeichnungen auf einem allgemein gebräuchlichen Datenträger zu übergeben. Handelt es sich um elektronische Aufzeichnungen, die im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notariatsaktenspeicher vorliegen, so hat die bisher zuständige Stelle an der Einräumung des Zugangs für die künftig zuständige Stelle mitzuwirken, soweit dies erforderlich ist.
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 5 Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen

(1) Systeme, die zum Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen verwendet werden, sind durch geeignete und dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen gegen unbefugten Zugang zu schützen.
(2) Elektronische Aufzeichnungen sind durch geeignete Vorkehrungen gegen unzulässigen Verlust, unzulässige Veränderung und unzureichende Verfügbarkeit zu sichern.
(3) Körperliche Zugangsmittel, die der Notar für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv verwendet, sind sicher zu verwahren. Sie dürfen keiner anderen Person überlassen werden.
(4) Der Notar darf Wissensdaten, die er für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv benutzt, keiner anderen Person preisgeben.
(5) Der Notar muss durch geeignete Vorkehrungen sicherstellen, dass die bei ihm beschäftigten Personen mit den ihnen überlassenen Zugangsmitteln und mit ihren Wissensdaten den Absätzen 3 und 4 entsprechend umgehen.

Fußnote

(+++ § 5 Abs. 3 bis 5: Treten gem. Art. 3 Abs. 2 Nr 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 6 Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Bundesnotarkammer präzisiert durch Verhaltensregeln nach Artikel 40 Absatz 2 Buchstabe h der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2) die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 zu treffen sind, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die in den elektronischen Aufzeichnungen und den zu ihrer Führung verwendeten elektronischen Hilfsmitteln verarbeitet werden.

Fußnote

(+++ Abschn 2 (Überschrift vor § 7): Tritt gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§§ 7 bis 20 (zukünftig in Kraft)

Fußnote

(+++ §§ 7 bis 20: Treten gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)

Fußnote

(+++ Abschn 3 (Überschrift vor § 21): Tritt gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§§ 21 bis 30 (zukünftig in Kraft)

Fußnote

(+++ §§ 21 bis 30: Treten gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)

Fußnote

(+++ Abschn 4 (Überschrift vor § 31): Tritt gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§§ 31 bis 33 (zukünftig in Kraft)

Fußnote

(+++ §§ 31 bis 33: Treten gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)

Fußnote

(+++ Abschn 5 (Überschrift vor § 34): Tritt gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§§ 34 bis 39 (zukünftig in Kraft)

Fußnote

(+++ §§ 34 bis 39: Treten gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
(1) Zu allen Amtsgeschäften können Nebenakten geführt werden. Eine Nebenakte muss geführt werden, soweit dies zur Vornahme eines Amtsgeschäfts geboten ist. Die Nebenakten können als Sammelakten geführt werden, wenn ein sachlicher Grund hierfür besteht und die geordnete Aktenführung sichergestellt ist.
(2) Nebenakten können insbesondere enthalten
1.
die Kontaktdaten der Beteiligten,
2.
Daten, die zur Identifizierung der Beteiligten erforderlich sind, einschließlich Kopien vorgelegter Ausweisdokumente,
3.
Schriftverkehr mit den Beteiligten, mit den Gerichten und den Behörden sowie andere Dokumente, die nicht zur Urkundensammlung zu nehmen sind,
4.
personenbezogene Daten besonderer Kategorien, insbesondere Informationen zur Gesundheit der Beteiligten, soweit diese zur Erfüllung von Amtspflichten erforderlich sind, und
5.
weitere Informationen, die zur Erfüllung der beurkundungsrechtlichen Pflichten oder sonst zur Vornahme des Amtsgeschäfts erforderlich sind.
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 41 Sonderbestimmungen für Verwahrungsgeschäfte

(1) Zu jedem Verwahrungsgeschäft ist eine Nebenakte zu führen. Die Führung von Sammelakten ist für Verwahrungsgeschäfte nicht zulässig.
(2) Zu den Nebenakten für Verwahrungsgeschäfte sind insbesondere zu nehmen
1.
sämtliche Verwahrungsanträge und -anweisungen (§ 57 Absatz 2 bis 4 des Beurkundungsgesetzes),
2.
die Treuhandaufträge und die Verwahrungsanweisungen, die dem Notar im Zusammenhang mit dem Vollzug desjenigen Geschäfts erteilt worden sind, das der Verwahrung zugrunde liegt (§ 57 Absatz 6 des Beurkundungsgesetzes),
3.
Änderungen oder Ergänzungen der Verwahrungsanweisungen und der Treuhandaufträge,
4.
Annahmeerklärungen (§ 57 Absatz 2 Nummer 3 und Absatz 5 des Beurkundungsgesetzes) und
5.
Belege, Kontoauszüge und Abschriften von Abrechnungen und Kostenberechnungen, die die Verwahrung betreffen.
(3) Sämtliche Nebenakten zu laufenden Verwahrungsgeschäften sind einheitlich in Papierform oder elektronisch zu führen. Ein Wechsel der Form der Aktenführung ist nur zu Beginn eines Kalenderjahres zulässig. Für Verwahrungsmassen, die vor einem Wechsel nach Satz 2 in das Verwahrungsverzeichnis eingetragen wurden, kann es abweichend von Satz 1 bei der früheren Form der Aktenführung verbleiben. Ist das Verwahrungsverhältnis beendet, so ist es zulässig, zunächst in Papierform geführte Nebenakten nur noch elektronisch aufzubewahren. Die Aufsichtsbehörde kann Ausnahmen von den Regelungen der Sätze 1 und 2 zulassen.
(4) Kontoauszüge sind mit der Massenummer zu versehen. Belege für Einnahmen und Ausgaben sind jeweils mit der Massenummer und der Buchungsnummer zu versehen. Führt der Notar aufgrund einer Übertragung der Verwahrzuständigkeit nach § 51 Absatz 1 und 3 der Bundesnotarordnung die Verwahrungsgeschäfte eines anderen Notars fort, so soll der Buchungsnummer ein Zusatz vorangestellt werden, der eine Unterscheidung zwischen den vor und den nach der Übertragung der Verwahrzuständigkeit zu den Nebenakten genommenen Dokumenten erlaubt.
(5) Kontoauszüge und sonstige Mitteilungen von Kreditinstituten und an Kreditinstitute, die die Führung der Notaranderkonten betreffen, müssen nicht in den Nebenakten aufbewahrt werden, wenn sie elektronisch im Verwahrungsverzeichnis gespeichert sind. Im Übrigen sind Belege und Kontoauszüge sowie Erklärungen nach Absatz 2 Nummer 4 im Original aufzubewahren, sofern sie nicht aufgrund der für die Führung der Nebenakte gewählten Form in eine andere Form übertragen werden müssen.

Fußnote

(+++ § 41 Abs. 4 und 5: Treten gem. Art. 3 Abs. 2 Nr 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 42 Führung in Papierform

Werden die Nebenakten in Papierform geführt, müssen die aufgenommenen Dokumente nachvollziehbar geordnet sein. Werden Sammelakten geführt, so ist erforderlichenfalls durch besondere Vorkehrungen dafür zu sorgen, dass die Verfügbarkeit aller Inhalte sichergestellt ist und die Dokumente, die zu einzelnen Amtsgeschäften gehören, aufgefunden werden können.
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 43 Elektronische Führung

(1) Werden die Nebenakten elektronisch geführt, müssen die Nebenakten und die darin aufgenommenen Dokumente durch einen strukturierten Datensatz beschrieben sein. Hat die Bundesnotarkammer in ihrem Verkündungsblatt nähere Angaben zu dem strukturierten Datensatz sowie zu den Dateiformaten bekannt gemacht, die bei der Führung der Nebenakten zu verwenden sind, so sind diese zu beachten. Die Bekanntmachung im Verkündungsblatt kann zu technischen Einzelheiten auf eine Veröffentlichung im Internet Bezug nehmen.
(2) Eine elektronisch geführte Nebenakte muss jederzeit in das Dateiformat überführt werden können, das für Dokumente in der elektronischen Urkundensammlung vorgeschrieben ist.

Fußnote

(+++ § 43: Zur Geltung vgl. § 47 Abs. 2 +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 44 Führung in Papierform und elektronische Führung

(1) Werden die Nebenakten zu einzelnen Amtsgeschäften in Papierform und zu anderen Amtsgeschäften elektronisch geführt, so ist durch geeignete Vorkehrungen sicherzustellen, dass die jeweiligen Nebenakten problemlos auffindbar und zugänglich sind.
(2) Wird die Nebenakte zu einem Amtsgeschäft teilweise in Papierform und teilweise elektronisch geführt, so ist durch geeignete Vorkehrungen die Transparenz, die Vollständigkeit und die Verfügbarkeit des Akteninhalts sicherzustellen.

Fußnote

(+++ Abschn 7 (Überschrift vor § 45): Tritt gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 45 (zukünftig in Kraft)

Fußnote

(+++ § 45: Tritt gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
(1) Für Vorgänge, die die Amtsführung im Allgemeinen betreffen, ist eine Generalakte zu führen. Sie enthält insbesondere
1.
Schriftverkehr mit den Aufsichtsbehörden, insbesondere zu Nebentätigkeiten, Verhinderungsfällen und Vertretungsbestellungen,
2.
Berichte über die Prüfung der Amtsführung und den dazugehörigen Schriftverkehr,
3.
Schriftverkehr mit der Notarkammer sowie der Notarkasse und der Ländernotarkasse,
4.
Unterlagen über die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben,
5.
Unterlagen über die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorgaben,
6.
Originale oder Kopien der Unterlagen über die Berufshaftpflichtversicherung einschließlich des Versicherungsscheins und der Belege über die Prämienzahlung, soweit nicht eine Gruppenberufshaftpflichtversicherung nach § 113 Absatz 3 Nummer 3 der Bundesnotarordnung besteht,
7.
Niederschriften über Verpflichtungen nach § 26 der Bundesnotarordnung,
8.
Verträge im Sinne des § 26a Absatz 3 der Bundesnotarordnung und Nachweise über Verpflichtungen im Sinne des § 26a Absatz 6 Satz 1 der Bundesnotarordnung,
9.
Anzeigen nach § 27 der Bundesnotarordnung,
10.
Prüfzeugnisse, Bescheinigungen und vergleichbare Erklärungen,
11.
mit einer Zertifizierung verbundene Schriftstücke und
12.
generelle Bestimmungen über die Verlängerung der Aufbewahrungsfrist von Nebenakten.
(2) Die Generalakte ist entweder nach Sachgebieten geordnet zu gliedern oder mit fortlaufenden Seitenzahlen und einem Inhaltsverzeichnis zu versehen.
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 47 Elektronische Führung

(1) Soll die Generalakte teilweise in Papierform und teilweise elektronisch geführt werden, so ist die jeweilige Form auf ganze Jahrgänge, ganze Sachgebiete oder ganze Jahrgänge ganzer Sachgebiete zu erstrecken.
(2) Im Übrigen gilt für die elektronische Führung der Generalakte § 43 entsprechend.

Fußnote

(+++ Abschn 9 (Überschrift vor § 48): Tritt gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§§ 48 und 49 (zukünftig in Kraft)

Fußnote

(+++ §§ 48 und 49: Treten gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)

Fußnote

(+++ Abschn 10 (Überschrift vor § 50): Tritt gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§§ 50 bis 53 (zukünftig in Kraft)

Fußnote

(+++ §§ 50 bis 53: Treten gem. Art. 3 Abs. 1 V v. 13.10.2020 I 2246 am 1.1.2022 in Kraft +++)