(1) Für Datenübermittlungen und Datenabrufe im automatisierten Abrufverfahren nach § 68 des Gesetzes gilt § 63. Die eingesetzten technischen Verfahren für den automatisierten Datenabruf müssen sicherstellen, dass nur die zur Aufgabenerfüllung der abrufenden Stelle erforderlichen Daten übermittelt werden können. Wird beim automatisierten Abruf kein zugehöriger Registereintrag im elektronischen Personenstandsregister feststellt, wird die Abfragenachricht dem Standesamt zur manuellen Suche im Altregister weitergeleitet. Bei einem papiergebundenen Eintrag erfolgt die Antwort im teilautomatisierten Verfahren durch das registerführende Standesamt. Sofern zu einem Registereintrag ein Sperrvermerk nach § 64 des Gesetzes eingetragen ist und eine Auskunft nicht erteilt wird, erhält die ersuchende Stelle eine automatisierte Mitteilung, die keine Rückschlüsse darauf zulassen darf, ob zu der betroffenen Person keine Daten vorhanden sind oder ein Sperrvermerk vorliegt.
(2) Datenabrufe im automatisierten Abrufverfahren sollen für die Suche des Datensatzes im Personenstandsregister als Auswahldaten die Registrierungsdaten des betroffenen Personenstandseintrags nach § 16 Absatz 2 Satz 1 oder mindestens die Namen der beurkundeten Person, das Ereignisdatum und den Ereignisort des personenstandsrechtlichen Ereignisses enthalten. Weitere Auswahldaten sind Daten, die in Anlage 1 zur Verwendung als Suchfeld ausgewiesen sind.
(3) Zur Sicherung der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung werden alle Abrufe durch das registerführende Standesamt protokolliert. Für jeden automatisierten Datenabruf ist Folgendes zu protokollieren:
- 1.
die Registrierungsdaten des abgerufenen Eintrags nach § 16 Absatz 2 Satz 1,
- 2.
die abrufende Person und Stelle,
- 3.
die in der Anfragenachricht angegebenen Auswahldaten,
- 4.
die abgerufenen Daten, soweit diese nicht über den Zeitpunkt des Abrufs festgestellt werden können,
- 5.
der Zeitpunkt des Abrufs,
- 6.
das Aktenzeichen oder eine sonstige Kennung der abrufenden Behörde,
- 7.
der Anlass des Abrufs,
- 8.
bei einem automatisierten Abruf die Bezeichnung des Verfahrens.
Die nach Satz 1 gefertigten Protokolle werden vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres vernichtet, in dem der Abruf erfolgt ist.
(4) Die Verantwortung für die Zulässigkeit des einzelnen Abrufs trägt die abrufende Stelle.
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